Libro Técnico Microsoft Access 2013 - En Profundidad

Descripción

Microsoft Access 2013 - En profundidad
Autor: PÉREZ MARQUÉS, María
Páginas: 408
ISBN: 978-607-622-501-1
Coedición: Alfaomega, RC Libros

Access 2013 es un programa de Office 2013 presente en sus modalidades avanzadas de distribución. Se trata de una base de datos relacional que ofrece la capacidad de almacenar ordenadamente los datos de trabajo en tablas con la posibilidad de relacionarlas entre sí para facilitar todo tipo de tareas, como consultas, informes, formularios y otros elementos típicos de las bases de datos.

Este libro muestra las posibilidades de trabajo que aporta como valor añadido la nueva versión del programa, entre las que destacan la facilidad de guardar y compartir archivos en la nube y realizar tareas compartidas. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos e incluso participar en reuniones en línea.

En Access 2013 existe la opción Archivo Compartir, que permite compartir los archivos con otras personas e incluso participar en reuniones en línea y compartir las hojas de Access. Los asistentes a las reuniones podrán ver los archivos, incluso si no tienen Office instalado.

Access 2013 está integrado en Office 2013, la nueva suite de Microsoft que sustituye y amplía a Office 2010. Lo primero que se observa al abrir Microsoft Office 2013, y por tanto, en todos sus programas, es una apariencia nueva y ordenada que contiene las características que ya conocemos de versiones anteriores, junto con algunas nuevas que ahorran mucho tiempo.

El nuevo Office, y por lo tanto Access 2013, también trabaja con smartphones y tabletas. De esta forma se favorece la portabilidad y se adecua el software a los avances de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Access 2013 también se puede integrar en distintos planes de distribución de Office 365.

Ventajas

Cada capítulo presenta las tareas de Access a través de ejemplos y finaliza con varios ejercicios prácticos resueltos que aportan un valor añadido significativo al texto.
Guardar y compartir archivos en la nube es una de las características más importantes de Access 2013. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos. También es posible trabajar junto a otros usuarios en el mismo archivo, al mismo tiempo. El trabajo en la nube es una de las características más interesantes de Access 2013 y constituye un valor añadido esencial en la nueva versión del programa.
Conozca

Las novedades y características más importantes de Access 2013, así como el diseño y creación de bases de datos relacionales.
El lenguaje relacional SQL de Access.
Aprenda

A trabajar con tablas, relaciones, claves, índices y todo tipo de consultas de bases de datos.
Sobre la importación y exportación de datos a Excel, Word, SQL Server y otros orígenes de datos ODBC.
Desarrolle sus habilidades para:

Analizar el trabajo con informes, etiquetas y formularios, así como la interrelación entre Access y Word a través de la combinación de correspondencia.

ÍNDICE
Introducción ............................................................................................... XIII
Capítulo 1. Novedades de Access 2013 ........................................................ 1
Nuevas posibilidades de cifrado, compactación y reparación de archivos ...... 1
Trabajo en la nube ........................................................................................... 2
Compartir la información ................................................................................. 3
Guardar la información en múltiples formatos ................................................ 4
Crear copias de seguridad de bases de datos .................................................. 5
Empaquetado y firma digital de bases de datos .............................................. 5
Aplicaciones en la web ..................................................................................... 6
Plantillas ........................................................................................................... 7
Datos externos ................................................................................................ 8
Abrir en un explorador ..................................................................................... 10
Interfaz de usuario creada automáticamente navegación incluida ................. 11
La barra de acción ............................................................................................ 11
Llamadas para configurar las propiedades ....................................................... 13
Controles nuevos para trabajar con datos relacionados .................................. 13
Nuevas opciones de implementación .............................................................. 15
Capítulo 2. Inicio y entorno de Access 2013 ................................................. 17
Inicio de Access 2013 ....................................................................................... 17
Entorno de Access 2013 ................................................................................... 19
La cinta de opciones de Access 2013 ............................................................... 20
Barra de herramientas de acceso rápido ......................................................... 21
Panel de exploración o de navegación ............................................................. 23
Barra de estado ................................................................................................ 24
El botón Archivo ............................................................................................... 26
ACCESS 2013 EN PROFUNDIDAD
Capítulo 3. Creación de bases de datos en Access 2013 .............................. 31
Crear una base de datos en Access 2013 ......................................................... 31
Crear una nueva base de datos en blanco .................................................... 32
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla existente .............. 32
Abrir una base de datos existente en Access 2013 .......................................... 34
Administrar tablas en la vista Hoja de datos .................................................... 35
Agregar campos y registros a una tabla en la vista Hoja de datos ................ 35
Agregar un nuevo campo a una tabla existente ........................................... 39
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva ................................................ 40
Definir explícitamente el tipo de datos de los campos ................................. 40
Definir explícitamente el formato de los campos ......................................... 42
Propiedades de campos ................................................................................ 43
Agregar y eliminar campos de las tablas ...................................................... 44
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos .. 46
Guardar una tabla ......................................................................................... 47
Ordenar registros en una hoja de datos ....................................................... 47
Buscar datos en la hoja de datos .................................................................. 47
Establecer filtros ........................................................................................... 49
Añadir, modificar y eliminar registros .......................................................... 52
Administrar tablas en la vista Diseño ............................................................... 53
Definir o cambiar la clave principal en la vista Diseño .................................. 55
Definir las propiedades de los campos en la vista Diseño ............................ 56
Capítulo 4. Tablas, relaciones, claves e índices en Access 2013 .................... 73
Crear una tabla nueva ...................................................................................... 73
Crear una tabla en una nueva base de datos ................................................ 73
Crear una tabla en una base de datos existente ........................................... 74
Relaciones ........................................................................................................ 75
Ver las relaciones de tabla existentes en una base de datos ........................ 77
Crear relaciones ............................................................................................ 80
Eliminar una relación de tabla ...................................................................... 83
Modificar una relación de tabla .................................................................... 84
Establecer el tipo de combinación ................................................................ 85
Exigir integridad referencial .......................................................................... 87
Actualizar y eliminar en cascada los registros relacionados ......................... 88
Claves principales ............................................................................................. 91
Claves principales de Autonumérico ............................................................ 91
VI
ÍNDICE
Claves principales de Campo simple ............................................................. 91
Claves principales de Campos múltiples ....................................................... 91
Establecer o cambiar la clave principal ......................................................... 92
Quitar la clave principal ................................................................................ 93
Índices .............................................................................................................. 94
Decidir los campos que se van a indizar ....................................................... 94
Índices de varios campos .............................................................................. 95
Crear un índice ............................................................................................. 95
Crear un índice de un solo campo ................................................................ 95
Crear un índice de varios campos ................................................................. 96
Eliminar un índice ......................................................................................... 98
Ver y modificar índices ................................................................................. 99
Creación automática de índices .................................................................... 99
Capítulo 5. Consultas en Access 2013. Diseño, creación y tipos .................... 107
Consultas .......................................................................................................... 107
Crear consultas de selección sencillas .............................................................. 111
Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente .................. 111
Crear una consulta de selección sencilla mediante la vista Diseño: criterios
de Campo y Orden ........................................................................................ 114
Especificar varios criterios en una consulta ..................................................... 117
Funciones agregadas y otras opciones de la fila total de la cuadrícula
de diseño ..................................................................................................... 118
Ver o modificar la instrucción SQL que está detrás de una consulta existente. 120
Crear un campo calculado en una consulta ..................................................... 120
Operadores típicos a utilizar en expresiones ................................................... 121
Consultas de referencias cruzadas ................................................................... 122
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas ................................... 123
Consultas de parámetros ................................................................................. 126
Consultas de acción .......................................................................................... 128
Consultas de eliminación ................................................................................. 129
Eliminar registros de una o varias tablas de una relación uno a uno ........... 129
Eliminar registros mediante una consulta que incluya solo la tabla "uno"
de una relación uno a varios ..................................................................... 130
Eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una
relación uno a varios ................................................................................. 130
Consultas de actualización ............................................................................... 131
Ejemplos de expresiones en consultas de actualización............................... 132
VII
ACCESS 2013 EN PROFUNDIDAD
Consultas de datos anexados ........................................................................... 133
Consultas de creación de tabla ........................................................................ 135
Capítulo 6. Lenguaje Access SQL. Definición de datos .................................. 153
Introducción a SQL de Access ........................................................................... 153
Elementos básicos de SQL ................................................................................ 156
Tipos de datos SQL de Access ........................................................................... 157
Tipos de datos equivalentes del SQL de ANSI .................................................. 158
Operadores en SQL para Access ....................................................................... 160
Funciones más importantes en Access SQL ...................................................... 162
Funciones numéricas .................................................................................... 162
Funciones de fecha y hora ............................................................................ 163
Funciones de cadena .................................................................................... 164
Funciones de agregado ................................................................................. 165
Usar caracteres comodín en la comparación de cadenas ............................. 168
SQL y las consultas de acción y definición de datos ......................................... 170
Usar sintaxis SQL en Access. Vista SQL ............................................................. 170
Lenguaje de definición de datos en Access SQL ............................................... 173
Creación de las tablas de una base de datos. Sentencia CREATE TABLE ....... 173
Restricciones. La cláusula CONSTRAINT ........................................................ 174
Inserción de registros en las tablas de una base de datos.
Sentencia INSERT ...................................................................................... 178
Creación de tablas en el entorno SQL de Access ............................................. 180
Creación de índices con CREATE INDEX ........................................................... 190
Capítulo 7. Lenguaje Access SQL. Consulta de datos .................................... 199
Access SQL: lenguaje de consulta de datos ...................................................... 199
Sentencia SELECT ............................................................................................. 200
Cláusula FROM ............................................................................................. 202
Cláusula WHERE ........................................................................................... 202
Cláusula GROUP BY ....................................................................................... 205
Cláusula ORDER BY ....................................................................................... 206
Cláusula IN ................................................................................................ 207
Cláusula HAVING .......................................................................................... 208
Cláusula WITH OWNERACCESS OPTION ....................................................... 209
Predicados ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP ............................................ 210
Sentencia SELECT...INTO .................................................................................. 212
VIII
ÍNDICE
Observaciones relativas a la sentencia SELECT ................................................ 213
Selección de filas .............................................................................................. 213
Filas duplicadas y la cláusula DISTINCT ......................................................... 215
Ordenación de los resultados de una consulta ................................................ 216
Columnas calculadas ........................................................................................ 218
Renombrar columnas: cláusula AS ................................................................... 220
Consultas con condiciones de búsqueda ......................................................... 220
Contrastes de comparación .......................................................................... 221
Contraste de rango: cláusula BETWEEN…AND ............................................. 222
Contraste de pertenencia a un conjunto: cláusula IN ................................... 223
Contraste de valor nulo: cláusula IS NULL .................................................... 224
Contrastes compuestos: cláusulas AND, OR y NOT ...................................... 225
Combinación de consultas: cláusula UNION .................................................... 226
Capítulo 8. Consultas resumen y multitabla en SQL ..................................... 239
Access SQL: consultas multitabla ..................................................................... 239
JOIN de dos tablas ............................................................................................ 240
JOINS con criterios de selección de filas ....................................................... 243
JOINS con múltiples columnas de emparejamiento ..................................... 244
JOINS de tres o más tablas ............................................................................... 245
JOIN con condiciones de búsqueda sin igualdad .............................................. 248
JOINS internos y externos ................................................................................ 249
JOIN EXTERNO completo .............................................................................. 250
JOIN EXTERNO izquierdo y derecho .............................................................. 251
INNER JOIN ....................................................................................................... 253
LEFT JOIN, RIGHT JOIN ..................................................................................... 254
Casos especiales en consultas multitabla ......................................................... 258
Consultas resumen ........................................................................................... 262
Funciones de agregado en la lista de selección ............................................ 262
Función COUNT(*) ........................................................................................ 265
Valores NULL en las funciones de agregado ................................................. 266
Agrupar filas con GROUP BY ......................................................................... 267
Capítulo 9. Funciones avanzadas y subconsultas SQL ................................... 279
Subconsultas .................................................................................................... 279
Reglas de las subconsultas ............................................................................... 283
Subconsultas con IN ......................................................................................... 284
IX
ACCESS 2013 EN PROFUNDIDAD
Subconsultas con operadores de comparación ................................................ 286
Subconsultas con EXISTS .................................................................................. 287
Subconsultas con ANY, SOME o ALL ................................................................ 289
Uso avanzado de funciones .............................................................................. 291
Funciones de cadena .................................................................................... 291
Funciones numéricas .................................................................................... 292
Funciones agregadas o estadísticas .............................................................. 293
Funciones de fechas y horas ......................................................................... 295
Capítulo 10. Modificación de datos en Access SQL ...................................... 301
Lenguaje de modificación de datos en SQL ...................................................... 301
Modificación de tablas con ALTER TABLE ......................................................... 301
CREATE TABLE, ALTER TABLE y las restricciones de integridad ........................ 304
Restricciones PRIMARY KEY .......................................................................... 304
Restricciones FOREIGN KEY .......................................................................... 305
Restricciones de integridad referencial en cascada ...................................... 307
Restricciones UNIQUE .................................................................................. 307
Definiciones DEFAULT ................................................................................... 308
Permitir valores NULL ................................................................................... 308
ALTER TABLE y ADD: cambios en columnas, tablas y restricciones
de integridad ................................................................................................ 315
CREATE INDEX: añadiendo índices a las tablas ................................................. 316
ALTER TABLE y DROP: borrado de columnas y restricciones de integridad ..... 318
Borrado de tablas e índices con DROP ............................................................. 318
Introducir datos en tablas. La sentencia INSERT .............................................. 319
Insertar una fila mediante INSERT INTO...VALUES ........................................ 320
Insertar valores NULL ................................................................................... 321
Insertar todas las columnas .......................................................................... 322
Insertar varias filas mediante INSERT INTO...SELECT .................................... 322
Eliminar datos de tablas. La sentencia DELETE ................................................. 322
Actualizar datos de tablas. La sentencia UPDATE ............................................ 324
Cambiar datos con UPDATE .......................................................................... 324
Actualización de todas las filas con UPDATE ................................................ 326
Capítulo 11. Informes, etiquetas y formularios ............................................ 331
Informes ........................................................................................................... 331
Crear un informe mediante la herramienta de informes ................................. 333
Crear un informe mediante el Asistente para informes ................................... 334
X
ÍNDICE
Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas .................................... 338
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco ...................... 340
Secciones y controles de un informe ............................................................... 342
Ajustar el informe en la vista Presentación. Totales ........................................ 344
Ajustar el informe en la vista Diseño. Controles .............................................. 346
Ajustar el informe en la vista Informe .............................................................. 347
Obtener una vista previa del informe con Vista preliminar ............................. 347
Guardar, imprimir y enviar por correo un informe .......................................... 348
Subinformes ..................................................................................................... 348
Formularios ...................................................................................................... 350
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ........................... 350
Crear un formulario dividido mediante la herramienta
Formulario dividido ................................................................................... 352
Crear un formulario que muestre varios registros con la herramienta
Varios elementos ..................................................................................... 353
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ....................... 355
Crear y editar un formulario mediante la herramienta Formulario
en blanco ................................................................................................ 357
Uso de un formulario para ver e introducir datos en tablas ............................ 358
Subformularios ................................................................................................ 360
Capítulo 12. Access, Excel y Word. Importar, exportar y combinar
correspondencia ......................................................................................... 363
Importar datos de otra base de datos Access .................................................. 363
Importar datos de Excel ................................................................................... 367
Importar datos de SQL Server, de otro origen ODBC, ASCII, XML, DBASE,
OUTLOOK y HTML ......................................................................................... 371
Exportar un objeto de base de datos Access a otra base de datos Access,
a una base de datos ODBC, DBASE, etc. ....................................................... 376
Exportar datos a Excel ...................................................................................... 378
Exportar datos a Word ..................................................................................... 381
Combinar correspondencia entre Word y Access ............................................ 383
Índice analítico ........................................................................................... 389